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关于加强行政公文管理的通知

发布时间:2019-01-10  点击数:2762  作者:

医字[2013]49

 

全院各科室:

为切实规范医院公文处理工作,提高医院发文、收文处理工作的质量和效率,推动医院公文工作的规范化、制度化、科学化。根据医院实际,将有关事项通知如下:

一、医院办公室是医院文件处理的管理部门,并负责指导院内职能部门的文件处理工作。

二、发文程序:凡以医院名义制发公文,应遵循拟稿、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、分发、归档等流程。
    1、拟稿
医院发文由主办科室按要求起草文稿。需提交医院领导班子会议研究决定的事项,经研究后拟稿。要求条理清楚、文字精练、用语准确,结构层次明确。

2、审核。审稿人为主办科室负责人或分管领导。科室负责人审核签字后,需报送分管领导审核的,由分管领导对文稿内容进行审改。
    3、签发。凡属全面、重要的方针和政策性问题,以医院或党委名义发文的,应由院长或党委书记签发。属于正常工作性质的例行公文,根据授权可由分管领导签发。文稿一经签发即成定稿。

4、复核。办公室按签发意见核对文稿。重点是审核、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。一般不对文字进行修改,经复核确需对文稿进行实质性修改的,按程序予以复审。
    5、编号与登记。办公室根据发文的性质、顺序负责发文的编号、登记。

6、校对与印制。公文打出清样后由主办科室校对。重要文稿要进行二校。校对无误后由文印室印制,一般公文2个工作日内完成印制,急办文件按要求办理。

7、发文与归档。办公室负责公文印制后的用印,并根据主送范围进行分发。制成的文件、签发文稿由院办按顺序整理归档。

三、发文范围

1、“凤阳县人民医院文件”。用于全院性重大的事项,需要上报的文件以及按规定必须以医院名义发文的事项。使用文号为“凤人医[201x]x号”。

2、“凤阳县人民医院办公室文件”。用于对院内各科室、部门发文,主要用于传达院行政领导议定的工作意见,宣布、安排、布置常规的综合性行政事务工作;除特别授权外,一般不对外行文。使用文号为“凤人医办[201x]x号

3、为了提高工作效率,如遇事务性、临时性工作,可以使用无发文机关标识纸张(不标识“文件”),以印发通知的形式进行。

四、发文原则

1、行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

2、上级或平级一般性文件,不做具体要求、无实质性意见的不转发(可使用翻印方式)。

3、一般日常工作,无新的规定和要求的,原则上不行文;会议已传达部署的不行文;不属行文对象的不滥发。

4、尽量减少发文数量。

五、收文办理:指对收到公文的处理过程。包括院部和科室两个层面。

(一)院收文办理

1、登记。送达医院的公文统一由办公室负责登记,按要求填写收文处理单。由办公室主任根据来文性质、内容和要求,对来文提出拟办意见。

2、批办。由院长对来文进行审批,办公室按签批意见依序分送分管院领导或(和)承办科室。紧急来文,办公室应即时报批。

3、承办。承办科室按批办意见,具体办理来文。涉及两个以上科室的公文,由院领导明确主办科室。主办科室应会同相关科室按时限要求办理。承办科室如发现不属于本科室职权范围或不宜由本科办理的,应当注明理由并及时退回办公室协调处理。

4、催办。文件办理后,相关负责人应签阅处理结果,并将文件及时退回办公室。办公室对公文办理情况具有催办、督促和检查的责任。做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。

5、归档。文件全部办结后,由办公室负责归档。

(二)科室(含职能部门)收文办理

1、各科室要根据自身特点,制定本部门公文管理办法,要纳入科室基础管理范畴。各科室的“一把手”为第一责任人。

2、各科室要根据公文的内容采取相应处理办法。凡是与内容直接有关或密切相关的科室都要尽快在全科范围内传达、讨论,制定落实办法并付诸实施,有问题及时和上级部门沟通。对于一般性文件,本着实事求是的原则对待。

3、院纪检监察、院办、党群办对文件内容负有督办责任的部门要全程跟踪,根据各自职责权限给予指导、监督、奖罚。

                                 二○一三年

抄报:县卫生局